Оптимизация системы логистики между отделами МФЦ

Необходимо оптимизировать систему логистики между 39 филиалами многофункциональных центров по оказанию госуслуг (МФЦ) в 18 районах Ленинградской области, головным офисом в Санкт-Петербурге и заказчиками госуслуг

На данный момент система логистики сложно устроена и требует больших затрат. Из отделений МФЦ в Ленинградской области в головной офис в Санкт-Петербурге и обратно перевозятся: • пакеты документов между подразделениями МФЦ и органами власти, оказывающими услуги • внутренняя документация МФЦ • руководители районных отделений МФЦ — на совещания и мероприятия в головной офис, а также в рамках плановых визитов по районам • оборудование и специалисты для проведения выездных приемов в отдаленных населенных пунктах С 2020 года также будет организована бесплатная (для ветеранов ВОВ, инвалидов 1 группы) и платная доставка готовых документов по всей Ленинградской области Необходимо сформулировать и просчитать предложения по оптимизации системы логистики, проработать решения организационных и кадровых вопросов. Кроме того, нужно подготовить дорожные карты по внедрению этих изменений

На первом этапе вам предстоит провести разносторонний анализ: • оценить существующую в МФЦ Ленинградской области ситуацию с учетом уже происходящих изменений, таких как перевод части бумажного документооборота в электронный формат и использование системы ГЛОНАСС на автомобилях МФЦ. Важно учесть уже используемые приемы внутренней оптимизации, например, то, что руководители МФЦ, приезжая на совещания в головной офис, привозят с собой документы из своих отделений • изучить опыт компаний со схожей системой логистики (например, банков) и разных субъектов РФ На втором этапе вам предстоит сформировать и просчитать предложения по оптимизации логистической системы и организационно-кадровой структуры, а также составить дорожную карту внедрения предлагаемых изменений.

1. Проведен анализ ситуации в 39 филиалах МФЦ в 18 районах Ленинградской области и в головном офисе в Санкт-Петербурге. Анализ выстроен на основе проведенных интервью с сотрудниками МФЦ, ответственными за логистику, а также из локальных правовых актов МФЦ, регулирующих логистику учреждения 2. Изучен опыт не более 5 компаний со схожей системой логистики и разных субъектов РФ 3. Создан перечень предложений по оптимизации логистической системы по каждому блоку: 1) логистика документов в рамках предоставления госуслуг 2) доставка документов заказчикам, бесплатная и платная 3) логистика людей: рассмотрены возможности как по оптимизации логистических схем, так и по изменению внутренних процессов в пользу дистанционных форматов взаимодействия отделений МФЦ и головного офиса 4) выездные приемы: предложены варианты оптимизации количества первичных и вторичных выездов 4. Предложены варианты решения организационно-кадровых вопросов: разработаны предложения по оформлению водителей (штат или аутсорсинг), сокращению удаленных рабочих мест (недостаточно квалифицированных сотрудников в отдаленных районах), повышению качества обслуживания населения 5. Для каждого предложения приведены экономическое обоснование, оценка временных и трудовых затрат по внедрению, а также потенциальные риски 6. Разработана дорожная карта внедрения изменений по каждому блоку

Задача считается выполненной качественно, если: • Выполнен анализ текущей ситуации во всех 39 филиалах МФЦ Ленинградской области и в головном офисе в Санкт-Петербурге. В анализе выделены проблемные зоны существующей системы логистики, подтвержденные руководством МФЦ • По каждому блоку дано не менее 2 предложений, которые применимы для всех 39 филиалов МФЦ. Предложения релевантны для госучерждения и применимы с точки зрения соответствия законодательству • Для обоснования экономической эффективности предложений по определенным блокам приведены подтверждающие расчеты. Расчеты приводят к оптимизации затрат или повышению качества предоставления государственных и муниципальных услуг • По каждому предложению составлена дорожная карта внедрения; в дорожной карте выделен пилотный филиал МФЦ (муниципальный район) для апробации оптимизационных решений (и соответствующие мероприятия по пилотному филиалу). Дорожная карта акцептована руководством МФЦ и содержит конкретные мероприятия и сроки реализации, а также имена ответственных из числа сотрудников МФЦ • Предложения в комплексе позволяют:  сократить расходы на логистику на 30% без снижения качества услуг  уменьшить количество автомобилей на филиал с 2 до максимум 1,5 единиц

Предложения по каждому блоку предоставляются в MS PowerPoint, все расчеты — в Excel. Дорожная карта внедрения изменений предоставляется в формате в MS PowerPoint, логистическая схема/график движения автомобилей — в формате видео либо графического изображения

Да, для работы над проектом необходимы 2 человека — аналитик и специалист по логистике